Sekretariat


Sekretariat merupakan unit kerja Badan Kepegawaian Daerah sebagai unsur staf dalam pelaksanaan administrasi yang dipimpin oleh Sekretaris yang berada dibawah dan bertanggungjawab kepada Kepala Badan. Sekretariat mempunyai tugas melaksanakan pelayanan teknis dan administrasi serta koordinasi pelaksanaan tugas dan fungsi Badan Kepegawaian Daerah. Untuk melaksanakan tugasnya, Sekretariat menyelenggarakan fungsi:

  • pengorganisasian penyusunan kebijakan, rencana strategis, program, kegiatan, dan anggaran bidang Kepegawaian Daerah;
  • pengelolaan kepegawaian Badan Kepegawaian Daerah;
  • pengorganisasian dan pelaksanaan kerjasama dibidang kepegawaian;
  • pelaksanaan dokiumen pelaksanan anggaran Badan Kepegawaian Daerah sesuai dengan lingkup tugasnya.
  • pengorganisasian penyusunan laporan keuangan di bidang kepegawaian daerah;
  • penyelenggaraan ketatausahaan, rumah tangga, bahan rancangan peraturan perundang-undangan dibidang kepegawaian daerah, serta hubungan masyarakat;
  • pengelolaan keuangan Badan Kepegawaian Daerah;
  • pengorganisasian pelaksanaan tindak lanjut atas laporan hasil pemeriksaan;
  • pengelolaan perlengkapan Badan Kepegawaian Daerah;
  • memberikan pelayanan teknis administrasi dan pengesahan surat-menyurat semua unsur pegawai ASN di lingkungan Pemerintah Kabupaten Toba Samosir termasuk keabsahan Ijazah pegawai ASN;
  • menetapkan Sasaran Kinerja Pegawai dan Penilaian Prestasi Kerja Staf yang dibawahinya;
  • mengawasi dan mengendalikan penggandaan surat menyurat, perpustakaan, perlengkapan, rumah tangga, rapat kerja, kearsipan dan distribusi surat;
  • melaksanakan koordinasi dan pengendalian urusan penataan organisasi dan ketatalaksanaan, hubungan kemasyarakatan di lingkungan badan;
  • pengorganisasian penyusunan laporan asset Badan Kepegawaian Daerah;
  • pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Badan Kepegawaian Daerah; dan
  • pelaporan dan pertanggungjawaban tugas Badan Kepegawaian Daerah.


  1. Subbagian Umum dan Kepegawaian

Subbagian Umum dan Kepegawaian merupakan satuan pelaksana sekretariat dalam pelaksanaan ketatausahaan, perlengkapan, kerumahtanggaan, kepegawaian, arsip dan dokumentasi Badan Kepegawaian Daerah yang dipimpin oleh seorang Kepala Subbagian yang berkedudukan dibawah dan bertanggungjawab kepada Sekretaris Badan. Subbagian Umum dan Kepegawaian mempunyai tugas melaksanakan ketatausahaan, rumah tangga, perlengkapan, arsip, dokumentasi, dan kepegawaian Badan Kepegawaian Daerah. Untuk melaksanakan tugasnya, Subbagian Umum dan Kepegawaian melaksanakan uraian tugas sebagai berikut:

  • menyusun bahan penyusunan rencana strategis, rencana kerja dan anggaran serta dokumen pelaksanaan anggaran Badan Kepegawaian Daerah sesuai dengan lingkup tugasnya;
  • melaksanakan dokumen pelaksanaan anggaran Badan Kepegawaian Daerah sesuai dengan lingkup tugasnya;
  • melaksanakan kegiatan surat-menyurat, perlengkapan, kebersihan, keindahan, ketertiban, ketentraman, keamanan, kearsipan, dan dokumentasi serta keprotokoleran;
  • melaksanakan kegiatan perencanaan, pengembangan, pembinaan, dan kesejahteraan kepegawaian;
  • melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh sekretaris Badan; dan
  • pelaporan dan pertanggungjawaban tugas.


2. Subbagian Program dan Keuangan

Subbagian Program dan Keuangan merupakan satuan pelaksana sekretariat dalam pelaksanaan penyusunan dokumen pelaksanaan anggaran, administrasi keuangan, pengelola barang milik/kekayaan negara serta sarana yang dipimpin oleh seorang Kepala Subbagian yang berkedudukan di bawah dan bertanggung jawab kepada Sekretaris Badan. Subbagian Program dan Keuangan mempunyai tugas penyusunan Renstra, RKA, DPA, penyusunan laporan keuangan, LAKIP, LPPDBadan Kepegawaian Daerah. Untuk melaksanakan tugasnya, Subbagian Program dan Keuangan melaksanakan rincian tugas sebagai berikut:

  • menyusun bahan penyusunan rencana strategis, rencana kerja dan anggaran serta dokumen pelaksanaan anggaran Badan Kepegawaian Daerah sesuai dengan lingkup tugasnya;
  • menyusun rencana dan program kerja Sub Bagian Program dan Keuangan;
  • menyusun rencana program kerja dan dokumen pertanggungjawaban untuk jangka pendek, menengah maupun jangka panjang;
  • memonitoring pelaksanaan program,serta pembuatan laporan bulanan, triwulan dan tahunan;
  • menyelenggarakan sosialisasi dan evaluasi pembinaan serta pemberdayaan pengendalian pelaksanaan kegiatan sesuai dengan ketentuan yang berlaku;
  • mengkoordinasikan dengan kepala bidang/kepala sub bidang terkait dalam perencanaan dan realisasi pelaksanaan kegiatan;
  • memberi petunjuk kepada bawahan baik lisan maupun tertulis;
  • menetapkan Sasaran Kerja Pegawai dan Penilaian Prestasi Kerja Staf yang dibawahinya;
  • melaporkan seluruh pelaksanaan tugas kepada Sekretaris;
  • melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh atasan.
  • melaksanakan dokumen pelaksanaan anggaran Badan Kepegawaian Daerah sesuai dengan lingkup tugasnya;
  • melaksanakan kegiatan monitoring, pengendalian dan evaluasi penyerapan anggaran Badan Kepegawaian Daerah;
  • menyusun laporan keuangan Badan Kepegawaian Daerah;
  • mengkoordinasikan pelaksanaan tugas bendahara Badan Kepegawaian Daerah;
  • menyusun laporan penyelenggaran pemerintahan daerah Badan Kepegawaian Daerah; dan
  • pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh sekretaris Badan